Déclaration en matière de
protection des données

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1 - PRÉAMBULE
Le respect de la sphère privée nous importe véritablement, notamment en assurant une protection adéquate des données personnelles qui nous sont confiées. Le présent document explicite notre politique d’entreprise relative aux données personnelles et à leurs traitements éventuels. Cette politique s’applique à nos contrats et en fait partie intégrante, lorsque ces contrats s’y réfèrent ou lorsqu’elle est référencée dans une lettre.

2 - SYNERGIE SOCIALE EN TANT QUE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DANS L’EXECUTION D’UN CONTRAT
Les données personnelles impliquées sont des « informations relatives aux affaires ». Typiquement, il s’agit d’informations sur des personnes identifiées ou identifiables, telles que nom, numéro de téléphone, adresse, courriel et fonction dans l’entreprise. Parfois, elles peuvent aussi impliquer une information technique, telle qu’une adresse IP ou les coordonnées bancaires en vue d’un paiement. 

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Nous obtenons, stockons et traitons les données personnelles de nos clients dans la limite du nécessaire, dans un but de gestion de la relation, de traitement des commandes et contrats, de fourniture de services, de facturation et de service après-vente avec nos clients. Nous les traitons afin de remplir nos obligations contractuelles et d’assurer que nos services atteignent un niveau de qualité élevé. En outre, le traitement s’applique, de manière sécurisée, aux opérations techniques d’infrastructures, à la communication, à la qualité et aux services connexes. Tels sont les seuls objectifs du traitement des données personnelles par nous. 

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Dans certains cas, lorsque des obligations contractuelles le rendent nécessaire, la gestion des données personnelles de nos clients peut aussi inclure des analyses et statistiques, tant pour la qualité que pour la sécurité, les rapports et la vérification des factures.

3 - SYNERGIE SOCIALE EN TANT QUE « SOUS-TRAITANT » DE NOS CLIENTS
Lorsque nous traitons les données personnelles d’un client (incluant le « contenu » du client), en tant que sous-traitant de nos clients, nous le faisons exclusivement comme une obligation contractuelle relative à l’infogérance (en anglais « Managed Services »). Dans ce cas, le client est le responsable attitré du traitement, avec toutes les obligations relatives, et nous traiterons les données selon le contrat en vigueur. 

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Nous remplissons nos obligations conformément à la Loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD) – (RS 235.1 – État le 1er septembre 2023)  et aussi, lorsque c’est applicable, au Règlement EU 2016/679 (règlement général sur la protection des données – RGPD). En particulier, nous apportons notre coopération raisonnable à nos clients dans le respect de leurs obligations légales – par exemple en accordant un accès aux données personnelles –, ou dans l’inspection ou l’audit, ou lorsqu’un transfert à l’étranger nécessite un accord supplémentaire pour la protection des données personnelles.

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Les données du contenu que nos clients nous confient en vue des services ne sont ni lues, ni modifiées, ni évaluées. Des mesures techniques et organisationnelles de sécurité sont en place afin de protéger ces données d’un accès illégal par un tiers. Nous n’avons aucune influence sur la sécurité de ces données lors d’un transfert via le réseau public. Lorsque cela est possible, et sur demande du client, des mesures spécifiques complémentaires de sécurité peuvent être ajoutées à celles usuellement disponibles. De telles mesures découlent du choix du client et nécessitent un accord préalable entre les parties contractantes. Nous retournons ou détruisons le contenu du client, soit sur demande de ce dernier, soit au plus tard 180 jours après l’expiration ou la résiliation des services.

Nous ne divulguons des données de nos clients aux autorités que lorsque nous y sommes légalement contraints.

Excepté lorsque le contrat indique des dispositions différentes, le traitement des données personnelles en tant que sous-traitant se fait dans des centres de données en Suisse.

4 - LES TIERS
Lorsqu’un tiers est impliqué dans la fourniture des services, il se peut que nous transmettions des données du client (par exemple dans un data center). Dans ce cas :
•    les tiers auront un accès limité et contrôlé aux données personnelles dans le cadre strict de la transaction, par exemple pour les besoins liés aux paiements ou pour maintenir des opérations informatiques ; 
•    nous attendons de nos tiers qu’ils agissent dans le cadre et en conformité avec la loi applicable ;
•    nous ne communiquons que les informations nécessaires aux services concernés.  

5 - L’USAGE DE COOKIES SUR NOTRE SITE INTERNET ET CONTACT
 

Nous utilisons des « cookies » et d’autres techniques similaires permettant d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier qui est envoyé à votre ordinateur, voire enregistré automatiquement sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, par le navigateur web que vous utilisez lorsque vous visitez notre site web. Lorsque vous consultez de nouveau ce même site, et après que vous ayez donner votre consentement, nous pouvons vous reconnaître, même si nous ne savons pas qui vous êtes. Outre les cookies qui sont utilisés uniquement pendant une session et qui sont supprimés après que vous avez visité le site (« cookies de session »), des cookies permettant d’enregistrer les paramètres de l’utilisateur et d’autres informations pendant un certain temps (deux ans, par exemple) peuvent également être utilisés (« cookies permanents »).
 

À défaut, notre site web exige l’obtention de votre consentement explicite avant l’installation des cookies, sauf ceux strictement nécessaires ; et vous disposez d’un contrôle granulaire sur les cookies acceptés (pour modifier à tout moment un consentement donné. Si vous déclinez l’usage d’un cookie vous ne serez pas privé de certains services ou avantages, ni même de l'accès à notre site internet.

Ainsi, si vous y consentez, nous pouvons utiliser des cookies pour mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et nos contenus. Enfin sachez que la plupart des navigateurs sont préconfigurés pour accepter les cookies. Vous pouvez cependant aussi paramétrer votre navigateur de manière à ce qu’il refuse les cookies, les enregistre uniquement pour une session ou les supprime de façon anticipée. 
 

Nous utilisons Google Analytics sur notre site web. Il s’agit d’un service tiers qui peut être situé dans n’importe quel pays du monde (dans le cas de Google Analytics, il s’agit de Google LLC, aux États-Unis, www.google.com) grâce auquel nous pouvons mesurer et évaluer l’utilisation du site. À cette fin, des cookies permanents créés par Google Analytics sont utilisés. L’anonymisation des adresses IP chez Google Analytics est activée, ce qui signifie que les adresses IP des utilisateurs de nos sites web qui sont nécessairement transmises aux serveurs de Google Analytics sont tronquées automatiquement et dans les plus brefs délais (masquage du dernier octet de l’adresse). Google Analytics nous indique uniquement comment nos divers sites web sont utilisés (sans aucune information à caractère personnel vous concernant). De notre côté, nous ne communiquons aucune donnée personnelle à Google Analytics, même si ce dernier peut suivre votre utilisation du site, combiner ces informations avec des données d’autres pages Internet que vous avez visitées et qu’il suit également, et utiliser ces renseignements à des fins personnelles (gestion de la publicité, par exemple). Cependant, si vous êtes enregistré auprès de Google Analytics, celui-ci vous connaît également. Le traitement de vos données personnelles par Google Analytics relève dès lors de sa responsabilité, conformément à leur politique sur les données personnelles. 
 

Nous utilisons par ailleurs sur nos sites web des plug-ins de réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter ou LinkedIn.  Vous pouvez généralement les visualiser avec les symboles correspondants. Nous avons configuré ces éléments pour qu’ils soient désactivés par défaut. Si vous les activez (en cliquant dessus), les données concernant votre visite sur notre site seront transmises à l’opérateur du réseau social, lequel pourra les utiliser pour ses propres besoins. Le traitement de vos données personnelles relève alors de la responsabilité de cet opérateur , conformément à sa politique sur les données personnelles. 
Nous ne vendons aucunement vos données personnelles d’une quelconque autre manière à des tiers.

 

6 - COLLECTE ET TRAITEMENT DE DONNEES PERSONNELLES

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Les données que nous collectons sont l’adresse IP, la date et l’heure d’une demande ou connexion, le nom du logiciel de navigation, sa langue et sa version, le système d’exploitation, la préférence de langue, le lieu d’origine du visiteur, les URL consultées, et, si vous nous les communiquez, votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail,  ainsi que les fichiers que vous décidez de nous transmettre.

Nous traitons par ailleurs certaines données personnelles dans la mesure où cela nous semble approprié, et dans la limite autorisée par la loi, notamment pour les finalités suivantes :

•    informations concernant des offres de prestations, ainsi que des sites web et d’autres plateformes sur lesquels nous sommes présents ;
•    communication avec des tiers et traitement de leurs requêtes (ex. : demandes d’informations ou dépôts de candidature) ;
•    études de marché, sondages d’opinion, publicité et informations concernant nos offres et nos prestations
(y compris l’organisation de manifestations et l’envoi du rapport annuel) dans la mesure où vous avez coché la case correspondante en « opting in ».

7 - FINALITES DU TRAITEMENT DES DONNEES ET BASES JURIDIQUE
 

Nous utilisons les données personnelles collectées par nos soins principalement pour personnaliser votre expérience utilisateur et pour nos mesures de marketing, ainsi qu’à des fins d’analyse ; ou alors, dans nos services en ligne, pour nous permettre d’examiner, de délivrer et d’administrer nos services dans l’exécution, le cas échéant, d’un éventuel contrat entre vous et nous. Dans cette éventuelle relation contractuelle, nous pouvons parfois avoir recours à nos partenaires commerciaux agréés (avec lesquels nous avons une relation contractuelle), en particulier dans le domaine de nos services de recherche en faveur de notre clientèle et lors de l’achat de produits ou de services de nos fournisseurs et sous-traitants.<<<

Dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques (inscription à nos newsletters, par exemple), nous traitons vos données personnelles dans ce cadre et sur la base de ce consentement. Votre consentement peut être révoqué à tout moment, tout comme tous vos autres droits relatifs à la protection de vos données personnelles.

 

8 -DROITS DE LA PERSONNE CONCERNEE
 

Vous pouvez nous communiquer toute demande ou question relative à notre politique de confidentialité à l’adresse « info@synergie-sociale.com ».